Après le boom du télétravail et des échanges en visioconférence, il semble que les séminaires d’entreprise aient de nouveau la côte en 2023. Que ce soit des rendez-vous d’affaires à l’étranger, des team-building délocalisés ou des voyages professionnels pour des formations, la mobilité est de nouveau très prisée par les entreprises.
C’est peut-être le cas de votre entreprise alors on a récapitulé, pour vous, les 7 points clés à suivre pour organiser le déplacement professionnel parfait !
1- Définir l’objectif du déplacement
Premièrement, vous devez vous demander “quel est l’objectif de ce voyage ?”.
Définissez clairement les différents points qui vous poussent à organiser un déplacement d’un ou plusieurs membres de votre équipe. Est-ce pour changer d’air, pour souder les équipes, pour rencontrer un client important ?
2- Avoir un planning
Pour optimiser vos chances de réussite, on vous conseille de planifier en détail les différentes étapes de votre déplacement. Vous pouvez également fixer une plage horaire pour chacun de vos rendez-vous afin d’avoir une vraie feuille de route à suivre tout au long de votre séjour. Prévoyez du temps pour vos itinéraires sur place entre chaque rendez-vous afin de pouvoir vous déplacer sereinement et faire face aux imprévus.
3- Réserver un moyen de transport
Tous les moyens de transport ne se valent pas, selon votre budget, le temps dont vous disposez et la distance que vous devez parcourir, plusieurs solutions s’offrent à vous :
- Avion
Très utile pour les déplacements longues distances mais aussi plus coûteux. C’est un choix pertinent si vous avez des contraintes de temps ou si vous voyagez dans le cadre d’un déplacement à l’étranger.
De plus, il y a généralement des centres d’affaires proches des aéroports. Ils sont très bien équipés et vous permettent de travailler avant votre départ ou durant les escales sur votre trajet.
- Voiture
Plus adapté aux trajets courts, les déplacements en véhicule automobile sont également plus économiques et conviviaux. Cependant si il y a une distance conséquente à parcourir le temps de trajet peut très rapidement devenir problématique.
- Train
Il s’agit certainement du moyen de transport le plus confortable. Il a l’avantage d’être adapté aux petits et longs voyages. Il reste généralement moins cher que l’avion mais veillez à réserver vos billets à l’avance. Vous pouvez également bénéficier d’offres spéciales entreprises ou d’abonnements afin d’obtenir des rabais sur vos tickets.
- Bateau
Moins agréable et plus lent que les autres moyens de transport, c’est une solution à privilégier uniquement si vous souhaitez accéder à des lieux insulaires, des îles ou presqu’îles.
Dans tous les cas choisissez le moyen de transport qui vous permettra d’être le plus proche de vos rendez-vous, bureaux ou logement une fois sur place.
Prenez également en compte les valeurs et engagements de votre entreprise. Vous pouvez vous rapprocher de votre pôle RSE afin d’obtenir des recommandations sur les moyens de transports les plus respectueux de l’environnement.
4- Réserver le logement
Rechercher votre logement plusieurs semaines ou mois à l’avance vous permettra d’obtenir les meilleures offres à moindre frais. Les points clés à prendre en compte lorsque vous réservez un hébergement sont :
- La proximité avec vos lieux de rendez-vous ou de travail
- La proximité avec vos moyens de transports (aéroport, gare, gare routière)
Avant de faire votre choix, prenez en compte la durée de votre séjour ainsi que les prix pratiqués. L’hôtel est un bon choix pour les séjours courtes durées, tandis que les appart’hôtel ou location type AirBnB sont plus confortables pour des séjours plus longs.
5- Préparer les documents nécessaires
Pour une organisation optimale de votre voyage professionnel vous pouvez regrouper tous les papiers importants dans un porte document. Vous allez y glisser vos billets d’avion, vos justificatifs de réservation de logement, votre carte d’identité, votre passeport, votre assurance, votre potentiel visa de séjour.
Si vous êtes minutieux vous pouvez même réaliser une photocopie de tous ces documents pour les placer dans un sac différent ou pour les confier à une autre personne qui fait le déplacement avec vous. Ainsi, vous diminuez les risques de perdre tous vos papiers.
6- Ne pas oublier votre matériel de voyage
Vous aurez besoin de tous vos effets personnels de première nécessité mais également de vos affaires professionnelles. Pour mener à bien ce déplacement d’entreprise n’oubliez pas votre ordinateur, vos dossiers,votre téléphone pro, vos chargeurs, etc.
7- Anticiper les frais de déplacement
Pour que vos différentes dépenses en logement, transport ou repas soient prises en compte, vous devez conserver tous les justificatifs de paiement. Demandez à votre entreprise, en amont, les modalités de prises en charge des frais pour éviter les mauvaises surprises.
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