Comment gérer efficacement l’absence des employés ?

La gestion efficace des absences des employés constitue un pilier essentiel de la stratégie organisationnelle, impactant directement la productivité, la qualité du travail, ainsi que le moral et l’implication des équipes. En effet, maîtriser ce domaine permet d’assurer un fonctionnement harmonieux et efficient de l’entreprise.

Sommaire

Les causes d’absences

Les motifs d’absence peuvent être variés et peuvent inclure :

Maladie : Les problèmes de santé, y compris les affections chroniques, les infections, ou les accidents, peuvent entraîner des absences prolongées.
Accidents : Des blessures sur le lieu de travail ou en dehors peuvent nécessiter un congé médical.
Raisons familiales : Les employés peuvent devoir s’absenter pour des raisons familiales telles que la garde d’enfants, les obligations parentales ou familiales.
Stress et bien-être mental : Le stress, l’anxiété, ou d’autres problèmes de santé mentale peuvent entraîner des absences.
Conflits personnels : Les problèmes personnels ou les conflits interpersonnels peuvent affecter la présence au travail.
Événements personnels importants : Des événements tels que les déménagements, les mariages, les naissances ou les décès dans la famille peuvent entraîner des absences temporaires.
Transport : Des problèmes de transport ou des pannes peuvent empêcher les employés de se rendre au travail.
Formation ou événements professionnels : Des absences planifiées pour des formations ou des événements professionnels peuvent être nécessaires pour le développement professionnel des employés.
Conflits au travail : Les tensions ou les conflits au travail peuvent entraîner des absences liées au stress ou à l’insatisfaction.
Problèmes de santé publique : Des situations telles que des épidémies ou des pandémies peuvent entraîner des absences généralisées.

Comprendre les différentes causes d’absence permet à l’employeur d’adopter une approche plus empathique et proactive pour gérer les absences et minimiser leur impact sur l’organisation.

Les conséquences de l’absence d’un employé

Pour gérer efficacement et rapidement les absences des employés, il est essentiel de comprendre les impacts significatifs que celles-ci peuvent avoir sur votre organisation, notamment la perturbation de la planification et de l’organisation du travail, la baisse de productivité, les retards dans les projets, la baisse de la qualité des produits ou services, l’impact sur le moral des équipes, l’implication supplémentaire des collègues, les difficultés financières, ainsi que les mesures disciplinaires ou les licenciements en cas d’absences répétées ou injustifiées.

Organisation : Les absences peuvent perturber la planification et l’organisation du travail.
Baisse de productivité : Les absences peuvent entraîner une baisse de la productivité globale.

Délais : Les absences peuvent entraîner des retards dans les projets ou les tâches.
Baisse de la qualité : Le travail absentéiste peut affecter la qualité des produits ou services.
Impact sur le moral des équipes : Les absences peuvent affecter le moral et la cohésion des équipes.
Implication des collègues : Les autres membres de l’équipe peuvent devoir compenser les absences.
Difficultés financières : Les absences peuvent entraîner des difficultés financières pour l’entreprise et les employés.
Mesures disciplinaires ou licenciements : Les absences répétées ou injustifiées peuvent nécessiter des mesures disciplinaires.

Comment limiter les absences ?

Mettre en place une politique d’absence détaillée avec des conséquences claires.
Tracer et identifier les causes des absences.
Exprimer les conséquences factuellement sans porter de jugement pour ne pas diviser l’équipe.
En cas d’absence supérieure à 7 jours, envisager des mesures disciplinaires après examen du dossier de l’employé.
Essayez de comprendre ses raisons, proposez-lui un échange.
Sans réponse de sa part, vous pouvez lui adresser un courrier en lui donnant un délai pour justifier son absence

Si toutefois cela s’avère nécessaire parce qu’il ne répond pas ou que son motif ne vous semble pas justifié les mesures pouvant être prises sont :

L’avertissement
La suspension
Le licenciement
Se former au management

Le cadre juridique :

La gestion des absences des employés est encadrée par diverses dispositions légales visant à protéger les droits des salariés tout en assurant le bon fonctionnement des entreprises. Voici quelques points clés à prendre en compte :

Congés payés

Les salariés ont droit à un nombre minimum de jours de congés payés par an, calculé en fonction de leur durée de travail effective. L’employeur doit respecter ces droits et permettre aux employés de prendre leurs congés dans les délais légaux.

Maladie et arrêts de travail

En cas de maladie ou d’accident, les salariés peuvent bénéficier d’arrêts de travail délivrés par un médecin. L’employeur est tenu de respecter les règles concernant la rémunération pendant les arrêts maladie et de prendre en compte les éventuelles restrictions médicales à la reprise du travail.

Congé maternité et paternité

Les salariées enceintes ont droit à un congé maternité rémunéré, tandis que les salariés peuvent bénéficier d’un congé paternité. L’employeur doit respecter ces droits et s’assurer du maintien du lien d’emploi pendant ces périodes.

Autres congés légaux

Des congés spécifiques sont prévus par la loi, tels que les congés pour événements familiaux (décès, mariage, naissance) ou les congés de formation professionnelle. L’employeur doit prendre en compte ces absences et gérer leur impact sur l’organisation du travail.

Procédure disciplinaire

En cas d’absences répétées ou injustifiées, l’employeur peut engager une procédure disciplinaire qui peut aller de l’avertissement à un éventuel licenciement pour faute. Cependant, ces mesures doivent être prises en conformité avec le droit du travail et le respect des droits des salariés.

Document unique d’évaluation des risques professionnels

Ce document est obligatoire pour toutes les entreprises et vise à évaluer les risques pour la santé et la sécurité des travailleurs, y compris ceux liés aux absences prolongées ou récurrentes.

Il est essentiel pour les employeurs de se familiariser avec la législation applicable en matière d’absences pour garantir le respect des droits des salariés tout en assurant la continuité et l’efficacité de leur activité professionnelle. En cas de doute ou de difficulté, il est recommandé de consulter un professionnel du droit du travail ou une organisation spécialisée.

Réduire ou éliminer l’absentéisme

Tracer absences et retards
Document qui établit vos critères d’absence jugée excessive
Les encourager à prendre leurs jours de congés ou repos
Proposer du travail flexible en amplitude horaire ou télétravail
Montrer votre implication à ses côtés et soutien quand congé demandé mais pas possible
Cultiver l’assiduité, encourager et valorisez la présence avec des incitations de congés supplémentaires ou des avantages en nature
Favorisez le dialogue, encouragez-les à échanger sur leurs insatisfactions ou préoccupations
Mettre en place des programmes de soutien
Réagissez rapidement, proposez des temps d’échange réguliers à vos employés